Con circolare della Direzione generale Archivi del 7 agosto scorso, si definiscono le ricerche per corrispondenza come servizio aggiuntivo e pertanto soggetto a rimborso spese.
L'Istituto, a partire dalla data odierna, erogherà quindi il servizio conformemente all'apposito Regolamento.
Le principali disposizioni stabiliscono che la richiesta di ricerca per corrispondenza è ammessa a condizione che:
- l’oggetto sia ben definito e circostanziato;
- il fondo utile per la ricerca disponga di strumenti di corredo (inventari, rubriche, banche dati, elenchi di consistenza) che consentano di circoscrivere ragionevolmente l’indagine;
- la documentazione sia liberamente consultabile ai sensi degli artt. 122 e ss. del d. lgs. 42/2004.
Non saranno ammesse richieste generiche o troppo estese, né ricerche su fondi privi di qualsiasi strumento di corredo. In tali casi, l’Istituto fornirà il solo orientamento archivistico e inviterà l’utente alla consultazione diretta in sala di studio. L'orientamento avrà in ogni caso carattere gratuito e il personale addetto fornirà le informazioni generali sui fondi, sulle serie e sulle sottoserie pertinenti a un determinato ambito di ricerca, indicando gli strumenti di corredo disponibili e i percorsi di ricerca consigliati.
Si fa presente, inoltre, che sulla base delle disposizioni vigenti non si effettueranno ricerche catastali per corrispondenza.
Le modalità, i criteri e l'ammontare del pagamento del servizio sono stabiliti dagli articoli 4 e 5 del Regolamento e prevedono l'utilizzo della piattaforma online PagoPA. Sono previste delle esenzioni parziali o totali.
Le richieste vanno inviate all'indirizzo di posta elettronica istituzionale asri@cultura.gov.it. L'utente dovrà specificare l’oggetto della ricerca e allegare la scansione di un documento di identità in corso di validità. La richiesta deve contenere tutti gli elementi conoscitivi utili disponibili ai fini dell’individuazione della documentazione o dell’informazione richiesta. L’istituto valuterà la fattibilità della richiesta entro 3 giorni lavorativi dal ricevimento. Se la richiesta sarà considerata ammissibile, l’istituto invierà all’utente un avviso di accettazione contenente la stima delle ore/uomo necessarie per lo svolgimento della ricerca, la tariffa applicabile, una dichiarazione esplicita sullo stato degli strumenti di corredo del fondo e sull’eventuale incertezza dell’esito, e le istruzioni per il pagamento su PagoPA.
In ultimo, si sottolinea che il nuovo regolamento riconosce che la qualità dell’esito delle ricerche per corrispondenza dipende non soltanto dall’attività del personale archivistico, ma anche dallo stato degli strumenti di corredo – non di rado sommari o incompleti per ragioni storiche – e dalla completezza dei versamenti documentali da parte dei soggetti produttori. In tale consapevolezza, il regolamento introduce meccanismi di trasparenza preventiva che tutelano l’utenza da aspettative non soddisfatte e definiscono con precisione i termini entro cui l’istituto assume un impegno di ricerca.