Ai sensi della normativa attualmente in vigore (D.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 41, pubblicato in G.U. n. 45, 24 febbraio 2004), gli archivi di Stato esercitano la funzione di vigilanza sugli archivi prodotti e conservati presso gli uffici della pubblica amministrazione.
Tale vigilanza è svolta attraverso le commissioni di sorveglianza e scarto, previste per ogni ufficio dell'amministrazione statale in sede periferica. Esse sono composte da membri nominati dall'ufficio interessato, da un rappresentate dell'Archivio di Stato competente e da uno del Ministero dell'interno (DPR 8 gennaio 2001, n. 37, Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato, pubblicato in G.U. n. 55, 7 marzo 2001). La composizione della commissione dovrebbe riflettere i diversi interessi e punti di vista nei riguardi dei documenti. In particolare, il rappresentante dell'Archivio di Stato dovrebbe manifestare le esigenze della loro conservazione come fonti per la ricerca storica.
In provincia di Rieti sono attualmente istituite 18 commissioni, in seno alle quali, per delega del direttore che a sua volta è membro di alcune di esse, è presente un funzionario dell'Archivio di Stato. Nelle riunioni periodiche, la commissione ispeziona gli archivi corrente e di deposito, collabora alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, propone gli scarti (poi approvati dal servizio II della Direzione generale Archivi del MiBACT), cura i versamenti all'Archivio di Stato per gli affari esauriti e identifica gli atti di natura riservata.
Lo scarto si basa su appositi massimari di selezione o scarto quando questi siano stati predisposti dalle Amministrazioni competenti. Negli altri casi la commissione ricorre alla prassi, alla consuetudine e al giudizio dei membri. Il massimario è lo strumento che consente di coordinare razionalmente lo scarto archivistico (cioè la destinazione al macero) dei documenti. Esso riproduce l’elenco delle partizioni (categorie) e sottopartizioni del titolario, con una descrizione più o meno dettagliata delle competenze cui ciascuna partizione si riferisce e della natura dei relativi documenti, e indica per ciascuna partizione quali documenti debbano essere conservati permanentemente (e quindi versati dopo trent’anni dall’esaurimento degli affari nei competenti archivi di Stato) e quali invece possono essere destinati al macero dopo un determinato numero di anni.
Dal punto di vista dei processi di sedimentazione delle fonti documentarie, l'importanza delle commissioni e, al loro interno, del funzionario archivista di Stato risiede soprattutto nella possibilità - e nel dovere - di esercitare un'azione di controllo sugli archivi nella delicata fase della loro formazione. È allora, infatti, che - tra la produzione originaria, la conservazione temporanea presso l'ufficio o presso uffici diversi, i riordinamenti intenzionali, la confusione accidentale e lo scarto - i fondi archivistici finiscono per assumere la fisionomia destinata a caratterizzarli quando, al termine del cosiddetto processo di "trasmissione archivistica", essi confluiranno nell'Archivio di Stato competente per essere conservati indefinitamente.
