Diritto di consultare, dovere di mediare
L'Archivio di Stato di Rieti garantisce la consultazione del patrimonio archivistico conservato attraverso il servizio di sala di studio, che assicura la libertà e la gratuità della ricerca per motivi di studio e per finalità amministrative e personali per tutti coloro che abbiano compiuto 18 anni e siano in possesso di un documento d’identità valido, previa autorizzazione della direzione.
I funzionari di sala e i loro collaboratori sono a disposizione dei ricercatori per l'orientamento archivistico, previa prenotazione, dal lunedì al venerdì, dalle ore 8.30 alle ore 15.30, con il termine delle prese del materiale archivistico fissato alle ore 14.30. Nella giornata di venerdì, considerata la concomitanza delle ricerche catastali, si accorda l'accesso alla sala di studio ai ricercatori che abbiano già documentazione in deposito da consultare o che siano in grado di formulare autonomamente le richieste dei pezzi di proprio interesse. Per quanto riguarda gli studenti universitari e i ricercatori privi di una formazione specialistica in discipline storico-archivistiche è opportuna una preliminare preparazione di base all'uso delle fonti documentarie. Pur assicurando la massima disponibilità, infatti, il personale scientifico dell'Istituto non è nelle condizioni di prestare assistenza costante agli utenti su questioni (per esempio la lettura di scritture antiche) che non siano di consulenza o di facilitazione dell'accesso al patrimonio.
Le ricerche catastali hanno luogo nell'apposita sala catasti, ubicata in uno stabile attiguo ma distinto da quello che ospita la sala di studio. Tale circostanza, unita al fatto che spesso le indagini di questo tipo si rivelano lunghe e rischiano di sottrarre indefinitamente i funzionari alle loro altre incombenze in sala di studio, ha indotto a riservare per la consultazione dei catasti la mattina del venerdì dalle ore 9 alle ore 13, previa prenotazione.
Le informazioni sul patrimonio e i consigli per orizzontarsi al suo interno sono forniti, oltre che in presenza, anche mediante il servizio delle ricerche per corrispondenza. Tale opzione può essere utilmente sfruttata sia per le richieste della documentazione necessaria alle pratiche per l’ottenimento della cittadinanza italiana iure sanguinis, sia per un sondaggio dei fondi preliminare alla ricerca in sala di studio.
Accanto all'orientamento archivistico a cura del personale scientifico, gli studiosi possono usufruire della biblioteca interna a supporto delle ricerche documentarie e di un altro prezioso servizio accessorio alla fruizione, quello di fotoriproduzione, che provvede, sempre nel rispetto delle esigenze della tutela e comunque dopo valutazione di fattibilità da parte del funzionario di sala, alla fotocopiatura o all'acquisizione digitale del materiale archivistico e bibliografico. Fermo restando che dal 2017 è consentita la riproduzione con mezzi propri di beni archivistici (a eccezione di quelli sottoposti a restrizioni di consultabilità) svolta senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, nonché per promozione della conoscenza del patrimonio culturale, le apparecchiature impiegate dal laboratorio digitale offrono agli utenti, qualora ne avessero bisogno, l'opportunità di procurarsi riproduzioni professionali. L'Istituto rilascia inoltre su richiesta copie conformi dei documenti conservati.
Tutte le attività rivolte al pubblico hanno un fine comune: assicurare il diritto degli utenti alla consultazione svolgendo l'irrinunciabile funzione di mediazione tra i bisogni di questi ultimi e il patrimonio documentario, qui declinata anzitutto nel servizio di reference garantito a quanti sono ammessi alla sala di studio. Una simile mediazione, se ben esercitata, può alleviare le difficoltà di un tipo di ricerca, quella archivistica, che difficilmente risponde subito alla sollecitazione di chi interroga i fondi, ma che al contrario procede quasi sempre per approssimazioni successive. Coniugata però con l'altra mediazione fondamentale, quella tecnica degli strumenti di descrizione e di "comunicazione" del patrimonio, essa può aprire la via a esplorazioni inaspettate.
