Capita ancora di frequente che il territorio dell'attuale provincia di Rieti, di competenza dell'Archivio di Stato dalla costituzione della sezione nel 1953, sia identificato tout court con quello della regione storica della Sabina.
Il fatto che l'Istituto non conservi documentazione anteriore al Mille esime dall'affrontare il problema dell'astrazione erudita che il concetto di Sabina ha per lo più rappresentato con riferimento alla terra di radicamento dell'antico popolo dei sabini. In questa sede, basterà invece dirimere equivoci più recenti. Fin dagli inizi dell'età moderna, infatti, per Sabina si intende il territorio a ovest e a sud dei monti sabini e della piana reatina, fino alla sponda sinistra del Tevere, corrispondente di fatto all'antica diocesi suburbicaria di Sabina (cui a un certo punto si è affiancata quella di Poggio Mirteto, poi unita alla prima) e alla galassia di comunità e di terre soggette all'abbazia di Farfa. La fondazione benedettina non giunse mai a essere una potenza egemone nella Sabina e nel Reatino, tanto che tuttora sussistono le due distinte diocesi di Sabina-Poggio Mirteto e di Rieti. Nella stessa Rieti Farfa deteneva numerosi beni urbani ed extraurbani, ma a partire dal X secolo fu gradualmente estromessa dalla città e i suoi interessi si restrinsero a San Michele Arcangelo al Borgo, la chiesa d'oltrevelino passata alla diocesi di Rieti nel 1827, e ai castelli di Greccio e di Reopasto.
I destini della Sabina propriamente intesa, che a quanto sembra già nell'alto medioevo era stata unita al Reatino (la città, la sua piana e i suoi castelli), si congiunsero nuovamente a quelli del futuro capoluogo di provincia e delle sue pertinenze ancora sotto lo Stato della Chiesa, all'interno della Delegazione apostolica istituita dopo il periodo napoleonico. Le stesse terre, entrate subito a far parte del neonato regno d'Italia, costituirono quindi il circondario di Rieti nella cornice della provincia dell'Umbra (con capoluogo Perugia) e poi, dal 1923, della provincia di Roma. Nel 1927 fu alfine creata la provincia laziale di Rieti unendo l'ex circondario omonimo, a questo punto staccato dall'Umbria, a quello, sino ad allora parte della provincia dell'Aquila e dunque abruzzese, di Cittaducale.
Le complesse vicende amministrative che hanno interessato nel corso dei secoli i vari scampoli di territorio provinciale incisero inevitabilmente sulla formazione del patrimonio dell'Archivio di Stato di Rieti nel secondo dopoguerra. Le si deve pertanto tenere presenti per approcciare correttamente la ricerca nei fondi dell'Istituto.
