Nel patrimonio dell'Archivio di Stato di Rieti sono rappresentate tutte le principali tipologie di fondi privati. Gli archivi di famiglia, di persona e d'impresa che l'Istituto conserva sono pervenuti per acquisto, donazione o deposito.
Il nucleo più consistente e di più risalente costituzione è quello dei fondi di famiglia. L'Archivio di Stato custodisce infatti gli archivi di alcune tra le più importanti famiglie nobiliari reatine, anzitutto quello dei Vincentini (1545-1974), quello dei Potenziani (1547-1978, da integrare con il materiale giunto in Istituto con la collezione Giuliano Aguzzi) e quello dei Vecchiarelli (1533-1930). Essi consentono di approfondire non soltanto la storia dei casati, ma anche la storia politica ed economica della città e del territorio, dati il ruolo di spicco di frequente rivestito dai loro esponenti nella vita pubblica e la vasta estensione dei loro possedimenti. Lo stesso vale per altre famiglie aristocratiche del Reatino e della Sabina: si pensi ai Cerroni (sec. XIX-sec. XX), agli Orsolini Cencelli di Magliano Sabina (1666-1970), al piccolo archivio dei Luciani di Montenero in Sabina (1683-1922). Un caso particolare è quello dell'archivio Camuccini di Cantalupo in Sabina (sec. XV-1900), all'interno del quale la parte squisitamente familiare è di fatto residuale e di gran lunga superiore è il peso della documentazione prodotta dalla comunità e dalla curia giurisdizionale di Cantalupo.
Accanto ai fondi riconducibili ai grandi casati ve ne sono anche di prodotti da famiglie borghesi che si sono ritagliate un ruolo di rilievo nella storia del territorio tra il sec. XIX e il sec. XX. Molto importanti sono le carte della famiglia Petrini di Rieti (sec. XIX-sec. XX), che documentano l'attività politica del patriota e politico Ludovico e del filologo e critico letterario Domenico. Altrettanto prezioso è l'archivio della famiglia Solidati Tiburzi di Contigliano (1585-1988), che diede a Rieti due deputati nelle persone di Luigi e di Antonio. Il complesso archivistico donato dai Matricardi di Rieti (1800-1970) consente di abbracciare la storia di vari esponenti della famiglia impegnati in politica e nel giornalismo dal Risorgimento al secondo dopoguerra passando per il periodo fascista.
Numerosi sono poi gli archivi personali, che delineano un quadro di esperienze spesso tra loro diversissime e però tutte utili a illuminare qualche spigolatura del passato reatino e sabino. Si va dal minuscolo nucleo documentario riconducibile al delegato apostolico ottocentesco Giovanni Pio Liberati (1793-1817) a quello di una personalità impegnata nel sindacalismo e nella politica della prima metà del Novecento come l'antrodocano Licurgo Castrucci (1796-1948). Nutrito è poi il gruppo degli archivi degli studiosi e degli intellettuali. Il fondo personale del genetista Nazareno Strampelli (1888-1942) è tra quelli conservati presso l'Archivio di Stato, così come quello del politico e storico Angelo Sacchetti Sassetti (1886-1968), padre della storiografia locale e tra i fondatori dell'Istituto archivistico reatino. Della singolare figura di ricercatore rappresentata da Giacomo Caprioli (sec. XVII-sec. XX) è giunto in più fasi all'Istituto un materiale assai vario, all'interno del quale spicca la preziosa raccolta dei suoi disegni. Sempre dall'elevato contenuto grafico è l'archivio personale del pittore reatino di statura nazionale Arduino Angelucci (1921-2014), che l'Archivio di Stato detiene in deposito, mentre un caso particolarissimo è quello delle carte di Euclide Fantoni (1943-2014), il generale che giudicò Kappler nel processo per l'eccidio delle Fosse aredeatine, confluite tra i fondi dell'Istituto a conclusione di complicate peripezie anche legali per interessamento del comune di Salisano.
Completano il quadro degli archivi di persona, oltre a quello di Antonio Ceccarelli e a quello fotografico di Aldo Bernardinetti, i fondi di alcuni studiosi recentemente scomparsi che hanno dato contributi di valore allo studio della storia locale: quelli di Vincenzo Di Flavio e Maurizio Zelli, i quali hanno donato all'Archivio di Stato anche le loro biblioteche e spesso hanno incrementato, con le riproduzioni o gli originali da loro raccolti nel corso della loro attività, il parco fonti sul territorio disponibile alla consultazione, e quello dell'architetto Alessandro Papi, che, da appassionato ricercatore nel campo dell'archeologia industriale dell'edilizia di culto, ha arricchito soprattutto il materiale cartografico e fotografico conservato dall'Istituto.
Risale al secondo decennio di questo secolo l'apertura dell'Archivio di Stato di Rieti all'accoglimento di fondi d'impresa, che al momento sono solo due ma di straordinaria importanza per la ricostruzione delle vicende socio-economiche del Reatino. Nel 2014 l'Istituto ha promosso il recupero di quanto restava dell'archivio della Snia Viscosa di Rieti, attiva tra gli anni '20 e gli anni '90 del Novecento: di questa realtà imprenditoriale si sono riusciti a salvare, oltre a materiale vario tuttora in fase di riordino, i fascicoli del personale e i disegni industriali dell'ufficio tecnico. È invece del 2019 l'acquisizione dell'archivio del noto opificio Nicoletti (poi Rinaldi, poi Rinaldi-Iacoboni), impresa a conduzione familiare dedita, negli stessi decenni della Snia, principalmente alla produzione di mobili. Dallo spezzone di archivio che gli eredi della famiglia Rinaldi hanno preservato e poi donato all'Archivio di Stato di Rieti, impreziosito soprattutto dalla ricchissima serie dei progetti, sta emergendo il quadro di un'azienda dalle professionalità raffinate e dalla committenza altolocata.
